Підготовка і проведення переговорів із закордонними партнерами
Зовнішньоекономічна діяльність
4 ОРГАНІЗАЦІЯ І ТЕХНІКА ЗОВНІШНЬОТОРГОВЕЛЬНИХ ОПЕРАЦІЙ
4.3 Підготовка і проведення переговорів із закордонними партнерами
Телефонні переговори
Переговори, що передують встановленню зовнішньоекономічних відносин, можуть бути розпочаті як продавцем, так і покупцем шляхом підготовки і розсилання відповідних комерційних документів.
У певних ситуаціях пропозиція продавця чи покупця про вступ у переговори робиться в усній формі, зокрема під час телефонної розмови. Крім того, переговори по
Укладання угод по телефону найбільш широко використовується в міжнародній практиці торгівлі масовими стандартизованими товарами, сорти, марки і якісні характеристики яких добре відомі й продавцю і покупцю, а основні умови угоди є типовими. У цьому разі по телефону партнери погоджують лише такі умови, як ціна, кількість товару і термін постачання. Згодом сторони
Через відносну дорожнечу міжнародних телефонних переговорів вони завжди обмежені за часом, тому тільки гарна підготовка до них дозволяє проводити їх успішно. Така підготовка необхідна для того, щоб під час переговорів можна було дати зрозумілі відповіді по суті, не відкладаючи розв’язання тих чи інших питань.
Зазвичай результати телефонних переговорів підтверджуються шляхом обміну письмовими повідомленнями в той же день чи наступного дня.
Укладання комерційної угоди по телефону є найбільш оперативним і швидким способом продажу чи купівлі товару. У біржовій торгівлі переговори по телефону є основним способом укладання угод, з огляду на специфіку біржових товарів.
У той же час у звичайній торгівлі цей спосіб ведення переговорів найбільш виправданий при уточненні вже погоджених запитів, для підтвердження запропонованих оферентом умов, при укладанні угод на умовах попереднього контракту, а також для завершення переговорів, що мали місце раніше. У цих ситуаціях використання телефону дозволяє не затягувати укладання угоди.
Особисті зустрічі з іноземними партнерами. Види особистих зустрічей
В зовнішньоекономічних зв’язках особисті зустрічі і переговори з партнерами по угодах мають величезне значення. Необхідність особистих зустрічей виникає найчастіше в тих випадках, коли сторонам важко погодити остаточні умови оферт і запитів іншими способами. Крім того, особисті переговори широко використовуються для встановлення ділових контактів з передбачуваними контрагентами на виставках, ярмарках, при укладанні великих і складних контрактів, при узгодженні умов кооперації тощо. Вони можуть мати вирішальне значення для виведення з глухого кута тривалих переговорів по листуванню. Так, якщо переговори по листуванню можуть тривати від початку до кінця кілька місяців, то особиста зустріч може дати результат за 2 – 3 дні.
Практика комерційної діяльності показує необхідність систематичних особистих контактів з основними контрагентами для досягнення успіху у своїй діяльності і налагодження гарних ділових стосунків. Однак переговори будуть ефективними тільки в тому разі, якщо вдалося створити атмосферу доброзичливого співробітництва, а також якщо вони вміло підготовлені й організовані. А для цього необхідні спеціальні знання, навички і, безумовно, уміння спілкуватися з людьми.
При проведенні комерційних переговорів дуже важливо враховувати як соціально-психологічну атмосферу самих переговорів, так і специфіку особистостей партнерів, їхні національні та культурні особливості.
Дебютанти комерційної діяльності на світовому ринку мають тенденцію вважати свою поведінку універсальною. Така поведінка дуже часто веде до комерційних невдач. Досвід в царині ділових міжнародних відносин показує величезне значення врахування культурних та національних факторів у процесі спілкування. Зокрема, комерсант має вміти:
А) ідентифікувати себе зі своїм партнером і розуміти його бачення світу і систему цінностей;
Б) представити вигоди своєї пропозиції партнеру для того, щоб він захотів змінити свою позицію;
В) протистояти стресам і контролювати гострі ситуації (наприклад, непередбачені прохання);
Г) виявляти чуйність до культурних цінностей партнера, уміти корегувати свою поведінку відповідно до вимог та обмежень моменту. Підготовка і проведення комерційних переговорів багато в чому залежать від того, що є метою і предметом бесіди. З цього погляду можна умовно виділити кілька видів переговорів.
По-перше, переговори – знайомства, або представницькі переговори, учасники яких не мають на меті укладання конкретних угод. Як окремий вид переговорів можна виділити також переговори з технічних умов майбутньої угоди або співробітництва. І, нарешті, найбільш відповідальний вид переговорів – це переговори, предметом яких є обговорення умов конкретної угоди чи укладання контракту.
Представницькі переговори. Як уже зазначалося, ці переговори не мають на меті укладання висновків до конкретної угоди і попередньої звичайної комерційної роботи. Це, однак, не означає, що до таких зустрічей взагалі не треба готуватися. Як правило, їхньою метою є знайомство з потенційним контрагентом, вивчення його виробничих та фінансових можливостей, обговорення можливих напрямків співробітництва.
Дуже часто цей вид переговорів використовується комерсантами на виставках, ярмарках, різноманітних ділових зустрічах та симпозіумах.
При підготовці таких переговорів доцільно дібрати рекламно-каталожний матеріал, що відбиває профіль роботи вашої організації. Не слід забувати і про особисте враження, яке ви справите на нового партнера і яке багато в чому може визначити сприятливі подальші стосунки.
Після завершення переговорів доцільно підготувати спільний документ. Це може бути як меморандум про зустріч, так і протокол про наміри. У цьому документі, підписаному учасниками переговорів, відбиваються час і місце переговорів, склад учасників, обговорювані питання і досягнуті домовленості. Усі ці відомості в подальшому дозволять глибше вивчити контрагента, його наміри і можливості.
Переговори з технічних питань. Під час цих переговорів здійснюється узгодження технічних умов майбутнього контракту чи умов виробничого співробітництва (номенклатура й комплектність устаткування, його характеристики, послідовність постачання, питання монтажу і налагодження поставленого устаткування тощо). Окремо ці переговори проводяться при закупівлях складного комплектного устаткування, при узгодженні умов виробничої кооперації, а також при укладанні ліцензійних угод. У деяких випадках при проведенні технічних переговорів їх учасники можуть розбиватися на групи експертів з окремих питань.
В результаті технічних переговорів сторони оформляють технічні умови контракту, які надалі слугуватимуть додатком до комерційної частини контракту.
У деяких випадках технічні переговори доводиться проводити в кілька етапів. При цьому результати кожного етапу оформляються як проміжний протокол. Переговори з комерційних питань. Метою таких переговорів є обговорення основних умов угоди і підписання контракту. При цьому за характером обговорюваних питань можна виділити дві ситуації:
– переговори для одержання інформації з пропозиції чи запиту без підписання контракту;
– переговори для погодження і підписання контракту.
Відповідно до міжнародного ділового протоколу експортер прибуває на переговори до імпортера. Однак з цього правила можуть бути винятки: так, експортер складних машин і устаткування може запросити імпортера на переговори з метою показу йому підприємств – постачальників. Або ж постійні партнери можуть проводити переговори почергово в одній та іншій країні.
Переговори розглядаються як процес, під час якого партнери відкрито висувають певні пропозиції з метою досягнення угоди про взаємні поступки або реалізацію спільних інтересів сторін. Зазвичай переговори змінюють первісні позиції сторін та їхнє ставлення до окремих питань. Результат переговорів – це не тільки текст контракту із зобов’язанням сторін, але й розв’язання багатьох інших питань, пов’язаних з виконанням контракту.
До початку ділової зустрічі з партнерами доцільно провести певну підготовку, під час якої слід:
– розрахувати і погодити пропоновані в цій угоді ціни;
– скласти проект контракту і погодити його з усіма учасниками переговорів від вашої фірми;
– вивчити попереднє листування з фірмою;
– вивчити досьє па фірму – партнера, приділивши особливу увагу інформації про представників, що прибувають.
У необхідних випадках слід варто продумати програму перебування представників фірми в країні, можливість відвідування постачальників або організацій – споживачів.
Практика показує, що при плануванні переговорів важливо уявляти можливу реакцію партнера на ваші пропозиції і враховувати його власні очікування від цих переговорів. Тому план переговорів має бути досить гнучким, але таким, що передбачає одержання відповіді на всі непередбачені питання. Непередбачена ситуація може призвести до зриву переговорів, і уникнути цього моменту вдасться тільки при завчасній підготовці альтернативних пропозицій і рішень.
Етапи ділових переговорів
Переговори включають кілька етапів, кожний з який вирізняється особливою технікою проведення. Звичайна схема переговорів включає етап вступу в переговори, етап уточнення й узгодження позицій сторін та етап укладання угоди. Вступ у переговори. Партнер може по-різному ставитися до пропозиції укласти угоду: негативно, нейтрально чи позитивно. Завдання представників фірми полягає в тому, щоб визначити, як у цей момент налаштований партнер, і намагатися змінити негативний чи нейтральний настрій на позитивний.
При завершенні першого етапу переговорів продавець має точне уявлення про потреби свого контрагента, а покупець знайомиться з умовами пропозиції експортера.
Обговорення деталей. На другому етапі сторони розпочинають обговорення деталей майбутньої угоди і узгодження тих умов, що розходяться в позиціях продавця і покупця.
Однак необов’язково вести переговори по всіх умовах угоди. Деякі з них одна зі сторін може запропонувати в готових формулюваннях як загальні умови для всіх клієнтів. Якщо в іншої сторони при цьому будуть заперечення, позиції узгоджуються в процесі переговорів.
В принципі якщо при переговорах виникають розбіжності з якихось умов обговорюваного договору, то, можливо, правильніше буде не концентрувати на них увагу і не намагатися усунути їх негайно. Неузгодженість по деяким питанням молена подолати в ході подальших переговорів.
Завершення переговорів. Метою будь-яких переговорів є укладання угоди. Дуже часто найкращим моментом для цього є перша зустріч або початок бесіди. У цей момент інтереси співрозмовників знаходяться на вищому рівні. У наступних зустрічах або в процесі тривалої бесіди інтерес може зменшитися.
(1 votes, average: 5.00 out of 5)
Loading...