ІНСТРУКЦІЯ, організації, ведення на підприємстві діловодства документів, що містять комерційну таємницю
Економічна безпека підприємства
ДОДАТКИ
ДОДАТОК 2
Типові зразки організаційно-методичних
Документів системи правового захисту
Комерційної таємниці Підприємства
ІНСТРУКЦІЯ
Щодо організації і ведення на підприємстві діловодства документів,
Що містять комерційну таємницю
Введена в дію наказом
№____від __________________
I. Загальні положення
1.1. Система захисту комерційних секретів передбачає організацію спеціального діловодства з документами-носіями комерційної таємниці підприємства, що встановлює
1.2. Система діловодства документів із грифом “комерційна таємниця” – це організована сукупність сил, а також засобів, правил, методів і прийомів діяльності по діловодству і режимному забезпеченню комерційних секретів, пов’язаних зі створенням, збереженням і використанням документів, в яких міститься комерційна таємниця.
1.3. Дана інструкція розроблена з урахуванням положень “Єдиної державної системи
1.4. Діловодство з документами з грифом “комерційна таємниця” організує і здійснює підрозділ економічної безпеки в спеціально виділених окремих приміщеннях, обладнаних надійними закриваючими пристроями, охоронною сигналізацією, за наявності необхідної кількості сейфів і металевих шаф для збереження документів, зразків виробів, продукції, що містять комерційну таємницю.
1.5. Облік вхідних, внутрішніх і вихідних документів здійснюється за журналами. Основним принципом обліку є однократність присвоєння реєстраційного номера вхідним, внутрішнім і вихідним документам.
1.6. Заведення необхідних журналів обліку документів, виробів і продукції визначається номенклатурою справ і журналів, розроблюваною на початок поточного року, що затверджується керівником підприємства. Аркуші журналів повинні бути пронумеровані, прошиті й опечатані печаткою підприємства. На останньому аркуші журналу робиться напис про кількість у ньому аркушів, що завіряється керівником підрозділу економічної безпеки.
1.7. У журналах обліку відображаються дані про рух документів з моменту їхнього одержання або підготовки до завершення виконання і підшивки в справи, відправлення адресатам або знищення.
У журналах забороняється робити підчищення, а також виправлення з застосуванням коригувальної рідини. Внесення співробітником підрозділу економічної безпеки інших виправлень обумовлюється і завіряється його підписом із поставленням дати.
1.8. Дозвіл на роботу виконавців з конкретними документами дається в посадових або іменних списках, наказах, вказівках, дорученнях у резолюції, написаній на самих документах.
1.9. У випадку тимчасової відсутності працівника підрозділу економічної безпеки, що здійснює діловодство (хвороба, відпустка, відрядження), його обов’язки може виконувати інший працівник підприємства, визначений наказом по підприємству як той, що його заміщує.
II. Облік документів із грифом “комерційна таємниця”
2.1. Складання й оформлення документів.
2.1.1. Документи складаються і друкуються в суворо обмеженій кількості екземплярів, яку визначає керівник підприємства або структурного підрозділу. Документи обмеженого користування (ДОК) підготовляються з дозволу керівників підприємства, беруться на інвентарний облік і в справи не підшиваються. На таких документах підрозділ безпеки проставляє штамп “ДОК”.
2.1.2. Кожен вид документа повинен мати визначену сукупність реквізитів і їхнє розташування відповідно до вимог ДСТ.
2.1.3. Кожен додаток до документа повинен мати самостійну порядкову нумерацію аркушів або сторінок.
При відправленні документа із супровідним листом після слова “Додаток” у листі вказується найменування кожного додатка, його реєстраційний номер, номери і кількість доданих примірників, їхній гриф і кількість сторінок.
2.1.4. Документи, що підлягають реєстрації, здаються виконавцями в підрозділ безпеки разом з чернетками.
Забраковані або надруковані зайві документи здаються в підрозділ безпеки для знищення за актом.
2.1.5. Якщо документ, підготовлений і надрукований як несекретний, за рішенням керівника підприємства або керівника підрозділу безпеки підпадає під категорію “Комерційна таємниця”, він реєструється в підрозділі економічної безпеки. Для цього надаються всі екземпляри надрукованого документа і чернетки. Кількість екземплярів надрукованого документа і сторінок зданих чернеток підтверджується підписами виконавців і працівника підрозділу безпеки на звороті останнього екземпляра зданого документа.
У випадку нестачі сторінок, екземплярів або чернеток керівником підрозділу економічної безпеки здійснюється службове розслідування.
2.1.6. Як правило, документи з грифом “комерційна таємниця” виконуються у зареєстрованих робочих зошитах, що видаються виконавцям підрозділом економічної безпеки. Дозволяється виготовлення чернеток документа на окремих сторінках, зареєстрованих у підрозділі економічної безпеки.
2.1.7. Уся кореспонденція, що надходить на адресу підприємства із грифом “комерційна таємниця”, приймається тільки працівником підрозділу економічної безпеки, що перевіряє правильність адреси, цілість упаковки і відбитків печаток, їхню відповідність найменуванню відправника, звіряє номери вкладень, зазначені на пакеті, з номерами, зазначеними в реєстрі (розносній книзі або розписці). При виявленні ушкоджень упакування й інших невідповідностей складається акт. Пакети реєструються в журналі форми № 1.
2.1.8. При розкритті пакетів перевіряється відповідність вказаних на них облікових номерів номерам, що знаходяться в пакеті документів, їх кількість і наявність усіх сторінок документів. При розбіжностях складається акт.
2.1.9. Пакети з позначкою “Особисто” розкриваються особисто адресатом. У журналі форми № 2 робиться запис “Пакет з позначкою особисто”.
2.1.10. Помилково надіслані документи повертаються відправнику.
2.1.10. Після розкриття пакетів документи негайно реєструються в журналі форми № 2. При реєстрації на першій сторінці вхідного документа проставляються обліковий (вхідний) номер, дата реєстрації, кількість сторінок основного документа і додатків до нього. Несекретні додатки до
Документа, якщо вони не підлягають спільному зберіганню, передаються в канцелярію під розписку на супровідному листі.
2.1.11. Після реєстрації документи передаються для розгляду керівникам підприємства або особі, якій вони адресовані.
2.2. Друкування і розмноження документів.
2.2.1. Друкування документів із грифом “комерційна таємниця” здійснюється в приміщенні підрозділу економічної безпеки. До початку друкування документи реєструються в журналі форми № 2.
2.2.2. На кожному надрукованому екземплярі документа проставляється в правому ріжку поля ступінь грифа важливості документа, визначеного як такий, що містить комерційну таємницю, а при необхідності – позначкою “Особисто”.
На останній сторінці кожного екземпляра надрукованого документа вказуються: реєстраційний номер, кількість надрукованих екземплярів, з чого друкувався документ, список адресатів, прізвища виконавця і друкарки (оператора ПК), дата друкування. Реєстраційний номер проставляється на кожній сторінці документа.
2.2.3. Зняття копій і проведення виписок з документів здійснюється за письмовим дозволом керівника структурного підрозділу або підрозділу економічної безпеки. Копії документів і виписки з них враховуються за новими обліковими номерами. При цьому на документах і в журналі обліку робиться позначка, коли і скільки екземплярів знято, за якими номерами вони на обліку.
2.3. Оформлення, адресування і відправлення вихідних документів.
2.3.1. Вихідна кореспонденція з грифом “комерційна таємниця” відправляється тільки підрозділом економічної безпеки через спецзв’язок.
2.3.1. Облік підготовлених документів здійснюється в журналі форми № 2.
2.3.2. Перед вкладанням у пакет документи обгортаються світлонепроникним папером. Пакет заклеюється і прошивається хрест-навхрест нитками або скріпками з таким розрахунком, щоб були захоплені всі його клапани. Якщо вкладені документи не можна проколювати, то пакет прошивається хрест-навхрест через середину всіх його країв так, щоб нитка туго схоплювала вміст і зав’язувалася в центрі зворотного боку пакета. Паперова наклейка з відбитком печатки “Для пакетів” наклеюється силікатним клеєм на центр зворотного боку пакета, щоб вузол прошивання був закритий наклейкою.
2.3.4. На пакеті проставляються наступні реквізити: гриф пакета – у правому верхньому ріжку і завірений печаткою пакетів підпис особи, що здійснювала пакування; нижче – адреса одержувача, адреса відправника і реєстраційні номери вкладених документів.
2.3.5. Кореспонденція відправляється по реєстрах через органи спецзв’язку. У межах міста кореспонденція може доставлятися адресатам за розносними книгами або розписками виконавцем документа або кур’єром підприємства за згодою керівника підрозділу економічної безпеки, на службовому автотранспорті або особистих автомашинах.
2.4. Оформлення, облік і зберігання робочих зошитів.
2.4.1. Для ведення записів конфіденційного характеру виконавцям видаються робочі зошити, що обліковуються в журналі (форма № 3). Аркуші зошитів нумеруються, прошиваються, опечатуються і завіряються підписом працівника підрозділу безпеки.
2.4.2. Чернетки документів із грифом “комерційна таємниця” дозволяється робити на окремих аркушах, що підлягають обліку в журналі № З (друга половина журналу).
2.5. Складання номенклатури. Зберігання справ.
2.5.1. З метою правильного формування справ, надійного зберігання документів розробляється номенклатура справ, у яку повинні включатися всі справи, що ведуться на підприємстві. Номенклатура справ повинна містити наступні позиції: порядковий обліковий номер справи; її заголовок, гриф, прізвище виконавця, якому надане право користуватися справою; дата початку складання і закінчення справи; термін зберігання; примітка.
2.5.2. Номенклатура справ розробляється підрозділом економічної безпеки разом з керівниками структурних підрозділів наприкінці поточного року на наступний рік. Номенклатура справ підписується керівником підрозділу економічної безпеки і затверджується керівником підприємства.
2.5.3. Формування справ, їх оформлення здійснюються згідно з постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. № 1893.
2.5.4. На обкладинці справи (тому) указується гриф (відповідно до ступеня важливості відомостей, що становлять комерційну таємницю), номер справи (тому), заголовок (найменування справи) або при необхідності шифр теми, дата початку складання справи, кількість сторінок справи (тому), а також термін його зберігання.
2.5.5. Усі закінчені виробництвом справи повинні бути правильно оформлені: аркуші справи зброшуровані і пронумеровані, складений внутрішній опис, на описі і на спеціально підшитій сторінці наприкінці справи (тому) зроблений напис, що засвідчує кількість сторінок, які знаходяться в справі, і документів (цифрами і прописом).
2.5.6. Вилучення зі справи документів здійснюється у виняткових випадках із залишенням у справі довідки-заступника. У випадку безповоротного вилучення зі справи документів у внутрішньому описі справи і формах обліку робляться відповідні відмітки.
2.5.7. Номенклатура справ зберігається постійно, а реєстраційні журнали – не менше 5 років.
2.5.8. Закінчені виробництвом справи зберігаються на підприємстві протягом 5 років.
III. Знищення документів
3.1. Знищенню підлягають документи і справи, що втратили практичне значення і не мають наукової, історичної або комерційної цінності.
3.2. Документальні матеріали знищуються на підставі рішення експертної комісії, що створюється на підприємстві.
3.3. Справи і документи з закінченими термінами зберігання знищуються в комісійному порядку зі складанням відповідного акта (зразок додається), що підписується всіма членами комісії і затверджується керівником підприємства.
3.4. Знищення документальних матеріалів здійснюється шляхом спалювання або подрібнення на спеціальних машинах.
IV. Перевірка наявності документів
4.1. Співробітники підрозділу економічної безпеки не менше одного разу в квартал перевіряють наявність всіх отриманих і надрукованих документів із грифом “комерційна таємниця”, облікованих за період, що перевіряється, з оцінкою про результати перевірки в спеціальному робочому зошиті.
4.2. Відразу після закінчення року здійснюється перевірка наявності всіх документів і справ з грифом “комерційна таємниця”, для чого наказом по підприємству призначається спеціальна комісія в складі не менше трьох співробітників з числа осіб, що мають пряме відношення до документів, які перевіряються.
4.3. За результатами перевірки складається акт, у якому вказується:
А) вид перевірки;
Б) склад комісії;
В) загальна кількість взятих на облік документів і справ;
Г) дані про наявність цих документів;
Д) виявлені порушення вимог даної інструкції й інших порушень режиму в роботі з конфіденційною інформацією;
Е) висновки і пропозиції за результатами перевірки.
Акт підписується членами комісії і затверджується керівником підприємства або його заступником.
4.4. Нестача документів з грифом “комерційна таємниця” розглядається як надзвичайна подія і про це негайно доповідається керівникові підприємства.
4.5. Підрозділ економічної безпеки не менше одного разу в квартал перевіряє дотримання виконавцями порядку зберігання документів з грифом “комерційна таємниця” і роботу з ними на робочих місцях.
V. Обов’язки, права і відповідальність співробітників підрозділу безпеки по веденню діловодства документів, що становлять комерційну таємницю
5.1. Співробітники підрозділу безпеки зобов’язані:
5.1.1. Організовувати і вести належний облік документів із грифом “комерційна таємниця”, забезпечувати їхнє надійне зберігання.
5.1.2. Забезпечувати чітке обслуговування діловодством виконавців.
5.1.3. Суворо дотримуватись вимог “Положення про дозвільну систему доступу виконавців до документів і відомостей, що складають комерційну таємницю підприємства”, видавати документи для роботи тільки тим виконавцям, яким надане право користування ними.
5.1.4. Здійснювати квартальну і річну перевірку наявності документів із грифом “комерційна таємниця”, перевіряти порядок поводження з ними виконавців на робочих місцях, знищувати в комісійному порядку документи, що не потрібні в роботі.
5.1.5. Проводити з виконавцями роз’яснювальну роботу з питань режиму поводження з документами і відомостями, що складають комерційну таємницю.
5.2. Співробітники підрозділу мають право:
5.2.1. Вимагати від виконавців і контролювати забезпечення встановленого даною інструкцією порядку обліку, зберігання, розмноження і користування документами, що містять комерційну таємницю.
5.2.2. Вживати заходів щодо запобігання розголошенню і витоку комерційних секретів при веденні діловодства, а також при веденні відкритого службового листування і публікації матеріалів, звільнених від цензорського контролю.
5.2.3. Здійснювати перевірки стану режиму поводження з документами з грифом “комерційна таємниця” на робочих місцях виконавців.
5.2.4. Вимагати від працівників підприємства надання письмових пояснень за фактами розголошення комерційних секретів, втрати документів, виробів або продукції, що містять таку інформацію, подавати керівникам підприємства клопотання про покарання виконавців за зазначені вище факти й інші порушення при роботі з документами, що містять комерційну таємницю.
5.3. Співробітники підрозділу безпеки несуть відповідальність:
5.3.1. За збереження документів із грифом “комерційна таємниця”.
5.3.2. За невиконання обов’язків і використання прав, передбачених теперішньою інструкцією.
5.3.3. За правильність рекомендацій, що надаються виконавцям з питань підготовки, розмноження і поводження з документами з грифом “комерційна таємниця”.
5.3.4. За своєчасність і якісне проведення перевірки наявності документів із грифом “комерційна таємниця”, а також за їх знищення.
Підрозділ економічної безпеки підприємства
(1 votes, average: 5.00 out of 5)
Loading...