Робота з підготовки зовнішньоторговельної операції

Зовнішньоекономічна діяльність

4 ОРГАНІЗАЦІЯ І ТЕХНІКА ЗОВНІШНЬОТОРГОВЕЛЬНИХ ОПЕРАЦІЙ

4.2 Робота з підготовки зовнішньоторговельної операції

Робота з підготовки зовнішньоторговельної операції складається з трьох етапів:

1 Вибір ринку і його вивчення.

2 Вибір контрагента.

3 Проведення переговорів і укладання контракту.

Вибір ринку та його вивчення. Вивчення ринку зазвичай здійснюється за програмою маркетингу. Сучасна міжнародна торгівля пов’язана з величезною кількістю товарів. Найменші зміни в розмірах виробництва,

запасах, митних тарифах, фрахтуванні, курсах валют, кредитоспроможності, торговій політиці прямо впливають на рентабельність тієї чи іншої зовнішньоторговельної операції. Інакше кажучи, на сучасну міжнародну торгівлю впливають різноманітні взаємозалежні фактори, які мають систематично й комплексно вивчатися.

Промислові та торгові фірми досліджують іноземні ринки, обробляючи великий обсяг інформації, яку одержують як від приватних агентів, так і від державних органів. Кожен відділ фірми вивчає певну функціональну ділянку ринку. Об’єкти дослідження залежать від роду діяльності фірми. Методи вивчення,

що застосовуються різними фірмами, також можуть бути відмінними. Разом з тим існує низка найважливіших факторів, які старанно вивчаються під час підготовки зовнішньоторговельної операції. Розглянемо їх.

Політичні відносини з країною – контрагентом. Недоцільно шукати можливості укладання контракту з партнером із країни, з якою ваша держава має напружені політичні відносини. Крім того, на торгівлю з деякими країнами було у свій час накладене світовим співтовариством ембарго. Це також потрібно враховувати.

Місткість товарного ринку. Вивчення місткості ринку, куди фірма прагне експортувати свій товар, – це одна з перших вимог маркетингових досліджень. Необхідні відомості одержують із статистики країни, митних органів.

Кон’юнктура товарних ринків. Вивчення місткості товарного ринку допомагає визначити загальні умови, у яких можлива торгівля. Кон’юнктурні ж спостереження дають можливість перевіряти правильність прийнятого рішення щодо місткості ринку, визначати коливання і найбільш вигідні умови продажу і закупівлі, методи здійснення зовнішньоторговельних операцій, час виходу на ринок і місця. Поточні кон’юнктурні спостереження ведуться постійно, а показники цін регулярно заносяться в картку. На підставі вивчення цін створюються графіки, діаграми. При цьому намагаються визначити:

– чи справді ціни відповідають сформованим ринковим умовам;

– які зміни цін відбувалися недавно;

– чи належать причини зміни цін до сезонних коливань чи до таких факторів, як якість, упакування й інші обставини;

– чи впливає па ціни підвищена конкуренція.

Отже, спостереження за поточною кон’юнктурою полягає в нагромадженні фактів і цифрового матеріалу, на базі яких здійснюється аналіз і прогноз кон’юнктури товарного ринку. Правильна оцінка кон’юнктури створює передумови для необхідної орієнтації. Звідси можна вірно визначити місце і час виходу на ринок з урахуванням тактики конкурентів і контрагентів.

Торгово-політичні умови. Дослідження цих умов є украй важливим і разом з тим дуже складним. Для сучасної практики західних держав характерне встановлення великої кількості винятків з режиму найбільшого сприяння (у тому числі пільг, що випливають з митного союзу).

Визначення таких винятків дає широкі можливості для конкурентної боротьби. Серед торгово-політичних умов велику увагу приділяють розмірам мита, які у різних країнах є неоднаковими.

Є й додаткові митні збори (ліцензійні, за розкриття та ін.), що досягають іноді 75% основного мита. При цьому необхідно з’ясувати точне розташування товару в тарифній сітці, спосіб нарахування мита (з ціни чи з ваги), вимоги до упакування товару, умови збереження на митних складах.

Крім тарифу вивчається:

– контингування ввезення, тобто встановлення державною владою на певний період часу обмежень кількості завезеного товару в натуральному чи вартісному вираженні;

– ліцензована система і порядок одержання ліцензій. Ці системи дуже складні, часом вони містять елементи протекціонізму та дискримінації;

– валютні обмеження і розпорядження, прийняті в цій країні;

– умови торгових договорів цієї держави з якою-небудь іншою країною – контрагентом;

– встановлення правил санітарно-ветеринарного порядку, що належать до так званого адміністративного протекціонізму;

– вимоги до пакування, маркірування, документації.

Відомі випадки, коли навіть підписані сторонами договори не могли бути реалізовані через погане знання торгово-політичних умов.

Транспортні умови. Умови перевезень впливають на ціну товару, тому необхідно їх старанно вивчати. Це наявність прямих рейсів; тарифи лінійного судноплавства; фрахтові постачання; залізничні тарифи; ступінь механізації вантажно-розвантажувальних робіт; вартість перевалочних робіт і зберігання вантажу; ставки портових зборів; правила й особливі умови перевезень; правила здачі і приймання вантажів.

Умови платежу і кредиту. Дуже важливо ознайомитися з формами розрахунку (акредитивна й інкасова), які найчастіше використовуються в імпортній торгівлі. Для цього слід визначити доцільність надання кредиту, його форми, вартість, терміни, з’ясувати одержання експортером авансу. Необхідно також знати про кредитоспроможність можливих контрагентів.

Правові питання. Велике значення має вивчення законоположень з питань здійснення торгових операцій, у тому числі страхування і торгового судочинства, законів, що регулюють правовий стан і діяльність іноземних фірм, охорону промислової власності, патентування винаходів, реєстрацію товарних знаків, арбітраж та ін.

Торговельні порядки – це не закони і не застиглі положення. Вони відбивають зміни в торговій практиці. Торговельні порядки охоплюють значне коло питань:

– зміст окремих пунктів контракту;

– тлумачення в практиці таких термінів, як “близько”, “негайно”;

– специфічні умови торгівлі окремими товарами;

– специфічні правила в окремих містах, портах, областях.

Специфічні вимоги ринку. У різних країнах склалися особливі вимоги щодо номенклатури, асортименту товарів, їхньої якості. Вони пояснюються географічними, кліматичними умовами, традиціями, смаком. Наприклад, при експорті електротехнічних виробів враховують напругу, при експорті автомобілів – рух (право – чи лівосторонній), при експорті сільськогосподарських машин – топографію місцевості. Усі ці особливості слід враховувати при укладанні контрактів.

Канали і методи збуту. Експортери вивчають товаропровідну мережу в країні збуту, роль оптових і роздрібних фірм, роль посередників. Особливо старанно вивчається діяльність конкуруючих фірм, організація збуту їхніх товарів, агентська мережа, комівояжерський апарат. Вивчаються також методи і техніка збуту, договірна практика, норми обслуговування, реклама.

Джерела вивчення ринку. На практиці найчастіше використовуються такі методи вивчення ринку:

1. Кабінетний метод. Він полягає в тому, що службовці фірми обробляють велику кількість матеріалу, аналізуючи бюлетені бірж, торговельних палат, матеріали власних агентів. Усе це систематизується, класифікується, після чого складається досьє за ринками і темами.

2. Другий метод передбачає одержання довідок шляхом замовлення в спеціальних інформаційних агентствах (наприклад, агентство Рейтер). Однак така інформація коштує досить дорого.

3. Сутність третього методу полягає в безпосередньому вивченні ринку. При цьому на потенційні ринки посилаються спеціальні експерти, які за допомогою торгівельних представництв, бірж одержують потрібну інформацію. Тут же встановлюються початкові контакти продавця з покупцем.

4. Четвертий метод – це метод пробного продажу. Він складається у вивезенні на незнайомий ринок невеликої партії товару й одержанні в процесі його реалізації необхідної інформації про сформовану кон’юнктуру.

Вибір контрагента. Після того, як ринок обрано, необхідно вибрати контрагента.

Практика свідчить, що 85% контрактів підписують фірми, 15% – міністерства, відомства та спілки підприємців. Міністерства й відомства розвинутих країн зазвичай не ставлять комерційних цілей і здійснюють свою зовнішньоторговельну діяльність скоріше зі стратегічних міркувань. Спілки підприємців узагалі створюються для захисту інтересів підприємців цієї країни. Але іноді вони діють і як контрагенти.

Після того як фірму обрано, як правило, складається довідка, у яку заносяться дані про фірму.

Після вибору фірми починаються переговори.

Проведення переговорів. В зовнішньоекономічні відносини партнери вступають, маючи, як правило, різні цілі, позиції з основних питань майбутньої угоди, різний досвід та різні законодавства в галузі підприємництва. Тому процес укладання угоди фактично складається з двох стадій: по-перше, виклад власної позиції і побажань партнеру, а також вивчення його пропозицій і умов і, по-друге, пошук взаємоприйнятого компромісу і оформлення його в тексті угоди.

Сторони в зовнішньоторговельній операції можуть вступати одна з одною у контакт різними способами. Однак найбільш загальноприйнятим є такий порядок взаємодії партнерів:

– попередній виклад пропозицій і побажань, що здійснюється зазвичай в письмовій формі;

– уточнення й узгодження окремих позицій угоди, що може здійснюватися більш швидким способом зв’язку, зокрема з використанням телефону;

– остаточне врегулювання всіх умов угоди в процесі особистої зустрічі сторін.

Кожний з цих етапів фактично являє собою переговори особливого роду: переговори за листуванням, переговори по телефону й особисті переговори. Для кожного з цих способів переговорів існують свої загальноприйняті правила й особливості.

Переговори можуть бути розпочаті як продавцем, так і покупцем шляхом розсилання відповідних комерційних документів.

Якщо ініціатива початку переговорів належить продавцю, то він заявляє про бажання укласти договір купівлі – продажу на певних умовах шляхом розсилання ініціативних пропозицій. Таку письмову пропозицію продавця в комерційній практиці називають офертою, а особу, що надіслало оферту, – оферентом.

Комерційна пропозиція може бути зроблена різними способами залежно від предмета угоди, ступеня знайомства сторін та інших факторів.

По-перше, оферту можна оформити у вигляді ділового листа. Цей спосіб підготовки оферт широко використовується в зовнішньоторговельній практиці і є найбільш універсальним. Діловий лист може бути надісланий як уже відомому партнеру, так і фірмі, з якою ділових стосунків ще не було.

По-друге, оферта може бути підготовленою у вигляді комплекту документів, що складаються з комерційних та технічних умов передбачуваної угоди. Такі оферти частіше використовуються для передачі пропозицій на складні товари, що вимагають докладного технічного опису. При цьому технічні умови є додатком до комерційної частини оферти, яка оформляється як звичайний діловий лист.

По-третє, оферту можна підготувати у формі проекту контракту, підписаного з боку експортера, який містить всі основні умови угоди. Такий спосіб використовується, зазвичай, тільки з постійними партнерами, які вже знайомі зі звичайними умовами угоди цього продавця і з якими уже попередньо обговорювалися позиції майбутньої угоди в усній бесіді або за телефоном. Природно, такий спосіб передачі пропозицій істотно прискорює укладання угоди, але ефективний тільки при хорошому знанні потреб іншої сторони.

Комерційна пропозиція може бути також підготовлена як типова оферта цього продавця, у якій зазначені звичайні умови його продажу. Типові оферти широко використовують фірми, що відомі на світовому ринку і здійснюють велику кількість зовнішньоторговельних операцій. Звичайно на бланку типової оферти уже внесено всі загальні умови майбутнього контракту (так звані загальні умови продажу), і продавець заповнює лише ті розділи, у яких мова йде про індивідуальні умови цієї угоди (кількість, ціна, термін постачання та ін.). Ефективність типових оферт зростає, коли їх направляють уже відомим партнерам.

У певних обставинах оферта може бути зроблена усно при особистих зустрічах чи по телефону з подальшим підтвердженням у письмовій формі одним з перелічених вище способів. Складання пропозиції вимагає особливої уваги. Продавець має зацікавити покупця, показати вигоду своєї пропозиції. Уміло складена пропозиція має більше шансів привести до якнайшвидшого укладання договору.

Зазвичай в оферті вказуються всі комерційні умови угоди: найменування товару, кількісні та якісні характеристики, базисні умови постачання і ціна, термін постачання, умови платежу, порядок здавання – прийняття товару, характер тари й упакування, гарантії та санкції. Оферта обов’язково також містить юридичну адресу та підписи з боку продавця.

У той же час не завжди оферта має містити всі перелічені умови. У тих випадках, коли між сторонами раніше вже був укладений договір або коли сторони застосовують типові умови постачання, оферта може містити лише індивідуальні умови цієї угоди (предмет угоди, кількість, якість, ціна, термін постачання), а стосовно інших умов робиться посилання на попередній контракт або типові умови, відомі іншій стороні.

Особливої уваги вимагає питання про зазначення ціни в оферті. Встановлення такої ціни є складною і відповідальною справою. З одного боку, кожен експортер прагне одержати найвищий прибуток і зацікавлений у зазначенні максимальної ціни, але з урахуванням ситуації на ринку. З іншого боку, основні умови постачання, зазначені в оферті, мають приблизно відповідати звичайним ринковим умовам, тому що товар, запропонований за завищеною ціною, не викликає в покупця інтерес, а на товар, один раз проданий за порівняно низькою ціною, важко буде надалі підвищити ціни, якщо кон’юнктура ринку в цей час буде залишатися стабільною.

Для успіху оферти в ній найчастіше вказують тверду, цілком визначену ціну товару, наприклад, на умовах “FOB або CIF визначений порт” (у випадку морського перевезення) чи “франко-перевізник” (сухопутні перевезення), тому що саме такі базисні умови є найбільш розповсюдженими і зручними для покупця й продавця. Тверде фіксування ціни і зазначення базису постачання дозволять покупцю визначити свої повні витрати на придбання товару в цього оферента і порівняти їх з іншими пропозиціями.

Ситуація, у якій експортер готує свою пропозицію, може бути різною. По-перше, експортер може підготувати і направити потенційному покупцю оферту за власною ініціативою. І, по-друге, оферта може готуватися у відповідь на запит покупця. В останньому випадку оферент за багатьма умовами зв’язаний умовами запиту покупця і, отже, його дії і варіанти пропозицій обмежені. У цьому випадку головна задача експортера полягає в тім, щоб у найкоротший термін направити оферту покупцю і щоб вона щонайкраще відповідала умовам його запиту.

Коли ж ініціатива пропозиції виходить від експортера, то йому приходиться самостійно вирішувати всі питання, зв’язані з вибором всіх умов. І насамперед продавець повинний вирішити питання про те, яку оферту послати – тверду чи вільну.

Тверда оферта являє собою пропозицію, що відправляється тільки одному можливому покупцю на дану партію товару з указівкою терміну, протягом якого продавець пов’язан своєю пропозицією і не може зробити аналогічну пропозицію іншому покупцю. У тому випадку, якщо покупець згодний із всіма умовами оферти, він посилає продавцю письмове підтвердження, що містить його безсуперечний акцепт, і його одержання продавцем вважається моментом вступу сторін у договірні зобов’язання.

Неотримання відповіді від покупця протягом встановленого в оферті терміну дорівнює відмові покупця від укладання угоди на запропонованих умовах і звільняє продавця від зробленої ним пропозиції. Однак слід зазначити, що практику “мовчазної відмови” використовують великі, відомі в міжнародній торгівлі фірми. Починаючі покупці, а також невеликі фірми зазвичай надсилають ввічливу письмову відмову. Письмова форма відмови вважається такою, що більш відповідає гарним діловим стосункам, і вона дозволяє як тій, так і іншій стороні сподіватися на поновлення стосунків в іншій ситуації.

Якщо покупець не згодний з однією чи кількома умовами оферти, то він посилає продавцю зустрічну пропозицію з зазначенням своїх умов і терміну для відповіді, яка називаються контрофертою. Якщо продавець не згодний з умовами контроферти, він або вважає себе вільним від своїх зобов’язань за офертою, про що письмово сповіщає покупця, або посилає йому нову оферту з урахуванням запропонованих покупцем умов чи на нових умовах, відмінних як від своєї першої оферти, так і від умов контроферти покупця.

Якщо продавець має монопольного посередника в країні експорту, то перша пропозиція робиться обов’язково йому і лише у випадку його відмови продавець може зробити пропозиції іншим покупцям на тих же умовах. При зміні умов оферти він знову зобов’язаний послати нову пропозицію своєму посереднику.

Вільна оферта робиться одночасно на ту саму партію товару кільком можливим покупцям. Вона не встановлює термін для відповіді і тому не зв’язує оферента. Згода покупця з умовами вільної оферти підтверджується твердою контрофертою. Після підтвердження продавцем (акцепту) контроферти покупця угода вважається укладеною.

Продавець підтверджує контроферту того покупця, яку він раніше одержав, чи покупця, з яким він вирішив укласти угоду. Покупець не вправі висувати якісь претензії продавцю, у разі, якщо продавець укладе угоду не з ним, а з іншим контрагентом.

У разі одержання вільної оферти покупці найчастіше користаються формою мовчазної відмови, оскільки сама по собі вільна оферта передбачає звернення до кількох партнерів і мовчанка одного з них не розцінюється як неповага.

Зараз з більшості товарів позиції у продавців бувають слабкіші, ніж у покупців. У цих умовах покупці мало рахуються з вільними офертами, тому ідо не мають впевненості в тому, що, прийнявши їх, вони можуть стати власниками товару; час же для вигідної купівлі такого товару в іншому місці може бути згаяний. Тому зараз експортери воліють направляти тверді оферти, у яких більше шансів зацікавити можливого покупця.

Вільними офертами експортери, однак, користаються іноді для попереднього ознайомлення з невідомим для них ринком чи при виході на ринок з новим товаром, за яким в них іще немає конкурентів.

Експортеру при підготовці оферти слід звернути увагу на різні нюанси в оформленні пропозиції, Зокрема, якщо контрагент незнайомий з експортером, то оферта має носити як діловий, так іноді й рекламний характер. У цьому разі допускається включення в текст оферти короткої інформації про діяльність експортера.

Розсилання підготовлених пропозицій також є не настільки простою, чисто технічною операцією, якою вона здається на перший погляд. Насамперед, необхідно вирішити, куди, кому і коли доцільно розіслати оферти. При цьому нерідко можна зустрітися з думкою, що, чим більше послано оферт, тим швидше і більше буде укладено угод. Однак це не завжди правильно. Якщо пропозиції послані кільком покупцям у межах однієї країни, без урахування існуючих зв’язків між різними фірмами в межах тих чи інших союзів та об’єднань, то через взаємну інформацію такі пропозиції можуть призвести до перебільшеного уявлення про кількість пропонованих товарів або про особливе зацікавлення експортера в терміновому продажі. У цьому разі ефект може бути навіть зворотним: покупці можуть вичікувати і не відгукуватися на пропозицію, розраховуючи на зниження цін.

Говорячи про оферти, особливо на машини й устаткування, потрібно згадати так звані стандартні пропозиції – заздалегідь розроблені умови продажу на різні види виробів. Підготовка таких пропозицій на сировинні й продовольчі товари, як правило, не викликає труднощів. Розробка ж стандартних оферт на вироби машинобудування, з огляду на їхню велику розмаїтість, складність і різне призначення, становить значні труднощі. Однак, будучи розробленими, вони набагато прискорюють можливості розсилки пропозицій клієнту і полегшують діяльність експортерів.

Особливо добре зарекомендували себе стандартні пропозиції на міжнародних ярмарках і виставках, де фактор часу відіграє велику роль і де тому дуже важливо мати можливість швидко вручити відвідувачам, що виявили інтерес до того чи іншого товару, відповідні пропозиції.

Якщо ініціатива щодо вступу в переговори виходить від покупця, то його звернення до продавця з проханням надіслати пропозицію прийнято називати запитом. Мета запиту одержати від експортерів конкурентні пропозиції, з яких обирається найкраща. Для цього запити звичайно посилаються не одній, а кільком фірмам різних країн, що конкурують між собою. У запиті вказуються точне найменування потрібного товару, його якість, сорт, кількість. Ціна в запиті, як правило, не вказується. Робиться це для того, щоб покупець мав свободу дій при подальших переговорах з експортером, якщо оферта останнього буде становити для нього інтерес. Однак питання ціни занадто важливе для імпортера, щоб він міг залишити його розв’язання цілком на розсуд оферента. Тому, як правило, імпортер виражає в запиті побажання щодо валюти, ціни і базису постачання.

У запиті також зазначається, скільки часу покупець буде чекати оферту. Такий термін звичайно не перевищує часу, необхідного оференту для складання і надсилання пропозиції. Цей момент дуже важливий, оскільки, по-перше, у випадку неотримання оферти вчасно імпортер не буде на неї розраховувати і, по-друге, якщо експортер зацікавлений у постачанні запитаного товару, але з якихось причин не може послати пропозицію до призначеної дати, то він попросить відстрочки. Це буде свідчити про зацікавлення експортера в передбачуваній угоді, що може бути використано покупцем при наступних переговорах. У цілому запити більш лаконічні, ніж оферти, і до їхнього оформлення не висувається настільки твердих вимог. Відповіддю на запит є тверда оферта продавця.

Для загострення конкуренції між постачальниками і створення передумов для одержання найбільш вигідних комерційних умов закупівель імпортери в деяких випадках уживають заходів до того, щоб довести до постачальника інформацію про майбутні замовлення шляхом публікації в діловій пресі або направлення запитів у вигляді типових бланків із додрукованою адресою контрагента.

Імпортери зазвичай запитують пропозицію на меншу кількість товару, ніж підлягає закупівлі. Це робиться для того, щоб при обговорюванні цін одержати додаткову знижку з ціни на збільшений обсяг замовлення. Деякі формулювання, зокрема “просимо терміново дати пропозицію” або “термінове постачання”, небажані в запитах, тому що вони ведуть до завищення ціни пропозицій і непоступливості контрагента на переговорах.

У питанні про кількість запитів, що розсилаються, слід дотримуватися низки правил. Велика кількість запитів аж ніяк не бажана, особливо якщо вони направляються фірмам однієї країни, що можуть бути пов’язані між собою різними угодами. Крім того, розсилання великої кількості запитів, по-перше, покладає па зовнішньоторговельний апарат зайву роботу, яка не завжди виправдує себе, що виражається в контролі за надходженням запитуваних оферт і необхідності аналізувати кожну отриману оферту, по-друге, чим більше запитується пропозицій, тим більше виявиться фірм, що не одержать замовлень. Це небажано для покупця, тому що в майбутньому, можливо, доведеться звернутися до цих фірм.

Покупець може звертатися до продавця не тільки з запитом, але й з певним замовленням. Замовленням прийнято називати документ, у якому покупець докладно вказує всі необхідні умови для виготовлення чи підготовки товару, що замовляється, а також всі істотні елементи, необхідні для здійснення зовнішньоторговельної операції. Замовлення зазвичай направляються постійним контрагентам. Тому в замовленні в багатьох випадках вказуються лише індивідуальні умови майбутньої угоди, а у всьому іншому сторони можуть керуватися звичайними умовами постачань, укладеними між ними.