Головна ⇒ 📌Бухгалтерський облік ⇒ Облік службових відряджень і розрахунків з підзвітними особами

Облік службових відряджень і розрахунків з підзвітними особами

БУХГАЛТЕРСЬКИЙ ОБЛІК В УКРАЇНІ: ОСНОВИ ТА ПРАКТИКА В УКРАЇНІ

Розділ VI.

ОБЛІК ТРУДОВИХ ЗАТРАТ, ЗАРОБІТНОЇ ПЛАТИ І РОЗРАХУНКІВ З РОБІТНИКАМИ І СЛУЖБОВЦЯМИ

6.11. Облік службових відряджень і розрахунків з підзвітними особами

Норми витрат на відрядження регулюються Постановою Кабінету міністрів України “Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон” від 23.04.99 № 663, а також Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від

13.03.98 № 59.

Витрати на відрядження фізичних осіб, що перебувають у трудових відносинах з таким платником податку або є членами керівних органів платника податку відшкодовуються у межах фактичних витрат особи, яка відряджена, на проїзд (включаючи перевезення багажу) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження, оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чистка, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), наймання інших жилих приміщень, телефонних рахунків, оформлення закордонних паспортів, дозволів на

в’їзд (віз), обов’язкового страхування, інших документально оформлених витрат, пов’язаних з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, включаючи будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку зі здійсненням таких витрат.

Віднесення витрат до валових регулюється пп. 5.4.8 ст. 5 Закону України “Про оподаткування прибутку підприємств”.

Зазначені витрати можуть бути включені до складу валових витрат платника податку лише за наявності підтверджуючих документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), рахунків з готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхових полісів тощо. Не включається до складу валових витрат на відрядження готівка, витрачена на організацію та проведення прийомів, презентацій, свят, розваг та відпочинку, придбання та розповсюдження подарунків, а також на цілі, не пов’язані з відшкодуванням особистих витрат фізичної особи, яка перебуває у відрядженні.

Не дозволяється відносити до складу витрат на харчування вартість алкогольних напоїв та тютюнових виробів, суми “чайових”, за винятком випадків, коли суми таких “чайових” включаються до рахунку згідно із законами країни перебування, а також плати за видовищні заходи.

Додатково до перерахованих витрат до витрат на відрядження відносяться не підтверджені документально витрати на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добових витрат), понесених у зв’язку з її відрядженням, у межах граничних норм, встановлюваних Кабінетом Міністрів України за кожний повний день відрядження, включаючи день від’їзду та приїзду (табл. 6.23).

Зазначені в табл. 6.23 граничні норми встановлюються в гривнях:

– в єдиній сумі для відряджень за кордон незалежно від країни відрядження та статусу населених пунктів;

– в єдиній сумі для відряджень у межах України незалежно від статусу населених пунктів.

Сума добових визначається:

– у разі відрядження у межах України та країн, з якими не встановлено або спрощено прикордонний контроль, – згідно з відмітками сторони, що відряджає та приймаючої сторони на посвідченні про відрядження, форма якого затверджується центральним податковим органом;

– у разі відрядження до країн, з якими встановлено повний прикордонний митний контроль, – згідно з відмітками органів прикордонного контролю у паспорті або документі, що його замінює.

За відсутності зазначених відміток сума добових не включається до валових витрат платника податку.

Таблиця 6.23.

Граничні норми добових

Місце Відрядження	Сума добових без включення в рахунки затрат на харчування	3 харчуванням1
Одноразовим	Дворазовим	Триразовим
3 6.05.2001 р.
В Україні	18,00	14,40	10,20	7,20
За кордоном	252	201,60	138,60	88,20
З 21.07.2002 р.
В Україні	18,00	14,40	10,20	7,20
За кордоном	280	224,00	154,00	98,00
3 1 січня 2006 р.
В Україні	25,00	20,00	15,00	10,00
За кордоном	280	224,00	154,00	98,00

Будь-які витрати на відрядження можуть бути включені до складу валових витрат платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з основною діяльністю такого платника податку – запрошень приймаючої сторони, діяльність якої співпадає з діяльністю платника податку; укладеного договору (контракту); інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь особи, яка відряджена стороною, у переговорах, конференціях або симпозіумах, які проводяться за тематикою, що співпадає з основною діяльністю платника податку.

За запитом представника податкового органу платник податку має забезпечити за власний рахунок переклад звітних та документів до звіту про відрядження, що підтверджують ці витрати, виданих іноземною мовою.

Згідно з постановою Кабінету Міністрів України від 28.06.97 № 695 добові також сплачуються працівникам відрядженим для підвищення кваліфікації, підготовки, перепідготовки, навчання інших професій з відривом від виробництва в перший місяць відрядження, а в наступні місяці, тим, хто одержує заробітну плату в розмірі менше 6-ти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, виплачується стипендія в розмірі 20 % добових.

Термін відрядження в Україні не повинен перевищувати 30 діб, а за кордон 60 діб. Термін відрядження працівників, які направляються для виконання в межах України монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, не повинен перевищувати терміну будівництва об’єктів.

При відрядженні за кордон для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт термін відрядження не повинен перевищувати 1 рік. При цьому, починаючи з 61 – го дня сума добових нараховується в розмірі 80 % від передбачених норм.

При направленні у відрядження за кордон добові в іноземній валюті виплачуються у сумі, яка в еквіваленті за офіційним курсом НБУ на день видачі коштів із каси уповноваженого банку, не перевищує встановлених граничних норм добових витрат.

Для розрахунку суми авансу у валюті видачі застосовують формулу:

Де Са – сума добових у валюті видачі;

Д – кількість днів відрядження;

Нд – гранична норма добових у гривнях;

НБУав – курс НБУ валюти, що видається у вигляді авансу.

Суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, визначені вищенаведеною Постановою Кабінету Міністрів України. У додатку наведені норми добових витрат для цих категорій працівників за кордон у розмірі 25-50 дол. США та граничних норм по найму жилого приміщення за добу за країнами перебування у розмірі 35-250 дол. США за добу. Для окремих категорій працівників, переважно державних службовців 1-5 рангів та членів урядових делегацій, встановлено надбавки до норм добових витрат в іноземній валюті в розмірі від 30 до 50 %. Для бюджетних установ також встановлена гранична норма відшкодування витрат на наймання житлового приміщення в Україні в сумі 120 грн. за добу.

При здійсненні операцій з готівковою іноземною валютою підприємствам необхідно враховувати вимоги постанови правління Національного банку України “Про затвердження Правил використання готівкової іноземної валюти на території України” від 26.03.98 № 119.

Стосовно відряджень за кордон правилами визначено, що в іноземній валюті суми працівникам видаються згідно з розрахунком, але не більше 300 дол. США готівкою на добу чи в еквіваленті цієї суми в іншій іноземній валюті. Для забезпечення транспортних витрат працівника за кордоном під час відрядження видача готівки не може перевищувати 1000 дол. США на одного працівника чи в еквіваленті цієї суми в іншій іноземній валюті за офіційним курсом гривні до іноземних валют, встановленим Національним банком України. У разі перевищення встановлених норм витрат на відрядження для здійснення розрахунків за кордоном використовується корпоративна пластикова картка однієї з міжнародних платіжних систем.

Власник або уповноважена ним особа може встановлювати обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження, але не нижче норм, установлених для установ і організацій, які повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів.

Слід зазначити, що витрати на службові відрядження можуть включатись в склад валових витрат, якщо є в наявності документи, що підтверджують зв’язок такого відрядження з основною діяльністю підприємства. Такими документами можуть бути:

– запрошення приймаючої сторони, діяльність якої співпадає з діяльністю платника податків;

– укладеного договору (контракту);

– інших документів, які встановлюють чи підтверджують бажання встановити цивільно-правові відносини;

– документів, що засвідчують участь сторони у відрядженні в переговорах, конференціях, симпозіумах, які проводяться за тематикою, яка співпадає з основною діяльністю платника податку.

Направлення працівника у відрядження проводиться керівником підприємства і оформлюється наказом, в якому вказується пункт відрядження, найменування підприємства, установи, куди відряджений працівник, строк та мета відрядження.

Відрядженому видається посвідчення про відрядження за формою затвердженою наказом ДПА України від 28.07.97 № 260, яке реєструється у журналі реєстрації посвідчень про відрядження за формою наведеною в табл. 6.24 та видається аванс на відрядження.

Таблиця 6.24.

Журнал реєстрації посвідчень про відрядження

№

З/п

Прізвище, ініціали

Місце роботи та посада

Місце

Відрядження

Дата й номер наказу (розпорядження)

Дата й номер посвідчення про відрядження

Дата вибуття у від – ряджен ня

Дата прибуття з відрядження

За невидачу авансу на відрядження органи Мінпраці можуть скласти протокол про адміністративне правопорушення за ст. 41 КУпАП (ст. 255 КУпАП). Судом (ст. 221 КУпАП) за таке правопорушення на винних може бути накладено штраф у розмірі 15-50 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Приклади бухгалтерських проводок, пов’язаних з відрядженням в межах України та за кордон наведено в табл. 6.25 та 6.26.

Таблиця 6.25.

Приклад бухгалтерських проводок пов’язаних з відрядженням в межах

України (умова – аванс видавався)

Господарська операція	Дебет	Кредит	Сума
Витрачена сума більше отриманої
Видано суму авансу на відрядження в підзвіт	372	301	120,00
Списано з підзвіту суму в межах підтверджених первинними документами без ПДВ	92	84	100,00
84	372	100,00
Списано з підзвіту суму ПДВ, що відображена в документах	641	372	10,00
Повернено невикористану суму в касу	301	372	10,00

Таблиця 6.26.

Приклад бухгалтерських проводок пов’язаних з відрядженням за кордон

Господарська операція	Дебет	Кредит	Сума
Аванс при відрядженні за кордон виданий
Одержано з валютного рахунка 1800 рос. руб. (курс НБУ 2 грн. за 10 руб., 2 ∙ 1800 : 10 = 360)	302	312	360,00
Видано російські рублі з каси та відображено валові витрати	372	302	360,00
Здано звіт про використання валюти на суму 1500 руб., курс валюти на час здачі звіту 2.1 грн. за 10 рублів (1500-2,1 : 10 = 465)	92..	84	315,00
84	372	315,00
Здано в касу 300 руб. за цим же курсом (300 -2,1 : 10)	302	372	63,00
Списано курсову різницю на валові доходи і прибуток	372	714	18,00
Аванс при відрядженні за кордон не видався, документ на самостійний обмін гривень на валюту представлений
Затверджено звіт за курсом обміну згідно наданих документів на 1500 руб. (курс обміну 2,1 грн. за 10 руб.)	92	84	315,00
84	372	315,00
Видано витрачену суму з каси в гривнях	372	301	315,00
Аванс при відрядженні за кордон не видався, документи на самостійний обмін гривень на валюту не представлені
Затверджено звіт за курсом обміну згідно наданих документів на 1500 руб. (курс обміну 2,1 грн. за 10 руб.)	92	84	315,00
84	372	315,00
Видано витрачену суму з каси в гривнях за курсом НБУ на дату від’їзду (1500 ∙ 2 : 10)	372	301	300,00
Списано курсову різницю на валові доходи і прибуток	372	714	15,00

Невикористані суми виданих авансів на витрати за відрядженням повинні бути повернуті до каси підприємства у виданій валюті авансу не пізніше трьох банківських днів після повернення з відрядження, а в разі здійснення безготівкових розрахунків із застосуванням корпоративних пластикових карток міжнародних платіжних систем – не пізніше 10, а з дозволу керівника (з поважних причин) – 20 робочих днів щодо виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами.

Згідно з Законом України “Про податок з доходів фізичних осіб” (пп. 9.10.3), при поверненні суму надміру витрачених коштів пізніше граничного строку, але не пізніше звітного місяця, на який припадає останній день такого граничного строку, платник податку сплачує штраф у розмірі 15 % суми таких надміру витрачених коштів, який стягується за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) платника податку за відповідний місяць, а при недостатності суми такого доходу – за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців, до повної сплати суми такого податку.

Якщо ж платник податку не повертає суму надміру витрачених коштів протягом звітного місяця, на який припадає такий граничний строк, то така сума підлягає оподаткуванню за загальною ставкою.

Сплата штрафу та вирахування податку з доходів від неповернених вчасно сум не звільняють працівника від обов’язку повернути невикористану суму коштів підприємству.

Згідно зі ст. 2 Закону України “Про визначення розміру збитків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням псуванням), недостачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння та валютних цінностей” від 0.06.95 № 217/95-ВР заборгованість працівників підприємства, установи, організації у разі неповернення у встановлений термін авансу, виданого в іноземній валюті на службове відрядження або господарські потреби, та в інших випадках нездачі іноземної валюти, одержаної у підзвіт, стягується у сумі, еквівалентній потрійній сумі (вартості) зазначених валютних цінностей, перерахованій у валюту України за обмінним курсом НБУ на день погашення заборгованості.

Замість добових, працівникам направленим для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних та будівельних робіт і працівникам, робота яких виконується вахтовим методом, постійно проводиться в дорозі чи має роз’їзний (пересувний) характер можуть встановлюватись надбавки (польове забезпечення) до тарифних ставок і посадових окладів. Норми польового забезпечення встановлені Постановою Кабінету Міністрів України від 31.03.99 № 490.

Граничні норми польового забезпечення за добу не можуть перевищувати норм добових витрат, що встановлені для відряджень в межах України. Якщо робота працівників постійно проводиться в дорозі чи має роз’їзний характер за межами України, то граничні норми польового забезпечення не можуть перевищувати 80 % граничних норм добових витрат, що встановлені для відряджень за межі України.

При встановленні польового забезпечення слід враховувати, що такі суми є об’єктом обкладання податком з доходів фізичних осіб. Інших відрахувань та нарахувань на польове забезпечення не здійснюють.

1 У разі забезпечення харчуванням стороною, яка запрошує, добові сплачуються: при одноразовому харчуванні – 80 %, при дворазовому – 55 %, при триразовому – 35 % від норм добових витрат для даної країни.